Externalizare Gestiune Arhiva
Star Storage ofera servicii externalizate de procesare a documentelor si management al arhivelor cu o abordare unica - arhivarea "hibrida" permitand o gestiune unitara atat a arhivelor pe hartie cat si a arhivelor electronice.
Servicii externalizate de arhivare si management al
arhivelor
Acces la documentele tale gazduite la cinci stele
Contextul actual
Companiile, indiferent de dimensiuni si de domeniul in
care activeaza, produc si arhiveaza mai multe documente, in mai
multe formate, decat oricand pana acum. Astfel ca ele trebuie sa
raspunda unui numar tot mai mare de provocari legate de arhivarea
documentelor, ca:
- Riscul pierderii sau deteriorarii documentelor fizice
- Timp semnificativ pentru regasirea informatiilor
nestructurate
- Distributia greoaie a informatiilor intre utilizatorii
autorizati din interiorul/exteriorul organizatiei
- Costuri mari de copiere in cadrul procesului de
documentare
- Riscul pierderii datelor electronice gestionate de aplicatiile
companiei
- Dificultati de colaborare in indeplinirea proiectelor
comune
- Suport decizional neadecvat
- Dificultati in proiectarea fluxurilor de lucru si coordonarea
activitatilor
- Costuri asociate intretinerii locatiilor special amenajate
pentru pastrarea arhivei fizice
Pana de curand, companiile mizau aproape exclusiv pe hartie
atunci cand venea vorba despre procesele legate de gestionarea
documentelor. Integrarea unor noi practici, tehnologii,
software-uri, aplicatii ECM (enterprise content management) sau ERP
(enterprise resourse planning) in gestionarea informatiilor a
redus gradual dependenta de asa-numitele procese "bazate pe hartie"
(paper-based processes) si au ajutat companiile sa-si indrepte
atentia catre arhivarea electronica.
Solutia noastra
Externalizarea serviciilor de arhivare si management al
arhivelor
Divizia de Servicii Externalizate de Arhivare si Management al
Arhivelor (Archiving Management Outsourcing) va ofera posibilitatea
unica de gestiune "clasica" a arhivelor fizice, in paralel cu
digitizarea informatiei atat in front end (in punctul de
productie), cat si in "back end" (arhivarea electronica a
documentelor fizice) si transmiterea rapida a acesteia pe fluxurile
de lucru, astfel incat utilizatorii autorizati sa poata accesa
informatia in timp real, indiferent de locatia in care acestia se
afla. In acest mod puteti fi siguri ca aveti o privire de ansamblu
asupra ciclului de viata al documentelor dumneavoastra.
Beneficii
- Reducerea costurilor de stocare a documentelor in format fizic
cu pana la 50%
- Eliberare din spatiul destinat birourilor
- Eliminarea a 30% - 50% din inregistrarile vechi
- Reducerea incarcarii angajatilor responsabili cu coordonarea
arhivei fizice
- Digitizarea optionala numai in acea parte a arhivelor care
creaza cele mai mari costuri
- Acces rapid la orice document digitizat, arhivat fizic sau
stocat in data center
- Acces mult mai usor la sistemul integrat pentru managementul
arhivelor hibride;
- Protectia documentelor prin existenta documentelor martor in
format digital
- Asigurarea securitatii datelor si a accesului controlat la
informatiile existente in arhiva digitala
- Posibilitatea regasirii rapide si a vizualizarii
documentelor
- Reducerea costurilor de copiere in cadrul procesului de
documentare
- Posibilitatea de refolosire a continutului existent
- Integrarea mai rapida a informatiilor in procesele de
afaceri
- Distributia rapida a informatiilor intre utilizatorii
autorizati din interiorul/exteriorul organizatiei
- Colaborarea facila in indeplinirea proiectelor comune
- Sporirea eficientei proceselor de afaceri prin instrumente de
notificare automata si asignare de sarcini
- Furnizarea unei imagini complete a procesului de afaceri
- Suport decizional puternic ce permite monitorizarea,
administrarea, controlul si marcarea performantelor pentru toate
procesele de management
- Proiectari rapide de fluxuri de lucru in functie de nevoile
specifice
- Investitii eficiente, pe masura nevoilor identificate de
organizatii
De ce Star Storage?
- EXPERIENTA. Peste 10 ani de experienta in
servicii de arhivare
- SPECIALIZARE. Suntem singura companie din
Romania specializata in servicii de management al arhivelor
hibride, dupa ce, in septembrie 2010, ne-am completat portofoliul
de solutii de captura (scanare), indexare, conversie, stocare si
arhivare electronica cu servicii complete de arhivare fizica
- RESURSE SI TEHNOLOGIE DE ULTIMA GENERATIE
Detinem cel mai mare centru de conversie/arhivare electronica a
documentelor din Europa Centrala si deEst, Centrul de depozitare
este unic in Romania prin modul de organizare pe mai multe zone,
delimitate fizic, in functie de fluxul proceselor de management al
documentelor. Softul de gestiune şi bazele de date ale clientilor
Star Storage sunt gazduite in cel mai sigur centru de date de pe
teritoriul Romaniei, dotat cu tehnologie de ultima generatie, nivel
Tier 3 conform specificatiilor TIA 942 si Uptime Institute
- PARTENERIATE DE INCREDERE. Compania are o
situatie financiara solida și colaboreaza cu companii din cele mai
puternice industrii din Romania
- SISTEME REDUNDANTE. Back-up-ul datelor
clientilor Star Storage se realizeaza intr-o locatie secundara,
aflata tot pe teritoriul Romaniei
- FLEXIBILITATE. Star Storage detine cea mai
flexibila aplicatie pentru gestiunea arhivelor; aceasta poate fi
interconectata cu platforme de enterprise content management (ECM),
permitand astfel clientilor sa solicite documentele direct din
instrumentul de cautare-regasire a acestora
- EFICIENTA. Modelul de business furnizat de
Star Storage permite companiilor sa obtina economii de cost si
integrarea arhivelor intr-un punct unic de acces
- FLOTA PROPRIE. Star Storage detine propria
flota de vehicule echipate si dotate cu tehnologie de ultima
generatie
- CERTIFICARE ACTIVITATE. Star Storage este
administrator de arhive electronice certificat MCSI. Intreaga
activitate sub cadrul general al sistemului de management al
calitatii implementat in Star Storage (certificat ISO 9001-2008)
cat si in conformitate cu procedurile și prin aplicarea proceselor
ce fac parte din sistemul de management al securitatii informatiei
(certificat ISO 27001-2008), sistemul de management al sanatatii și
securitatii profesionale (certificat ISO 18001-2007) si sistemul de
management de mediu (certificat ISO 14001-2004).
- SUPORT PERMANENT. Echipa de asistenta a
clientilor este disponibila 24/7/365
- ACCES DIRECT. Clientii Star Storage au acces
la interfata de autoadministrare online
