Biblioteci si arhive

In fiecare an, fragmente, daca nu intregi arhive de documente, dispar datorita unor cauze "naturale": hartie oxidata care se faramiteaza la simpla atingere, documente, filme si materiale magnetice atacate de lumina, umiditate sau praf. La fel ca si cauzele naturale, accidentele afecteaza in mod regulat arhivele. Inundatii, incendii, cutremure, furturi sunt "dezastre" pe care este dificil sa le prevezi sau eviti, singura solutie fiind masurile de prevenire si de reducere a efectelor negative.

Protejarea documentelor unei institutii publice impotriva pierderii / distrugerii / deteriorarii cauzate de diversi factori, accesul securizat la documente si informatii, inclusiv auditul, monitorizarea permanenta a accesului la anumite categorii de documente, asigurarea completa a recuperarii datelor dupa orice defect sau dezastru, constituie probleme majore pentru orice institutie publica care gestioneaza documente de importanta nationala.

O categorie speciala a documentelor o constituie colectiile de manuscris si carte veche, fiind necesar in primul rand sa fie protejate in conformitate cu legislatia in vigoare "impotriva actiunilor de compromitere sau acces neautorizat, alterarii sau modificarii continutului acestora precum si impotriva sabotajelor ori distrugerilor neautorizate" si, de asemenea, sa fie creata posibilitatea de regasire facila / acces controlat la continutul acestora.

In aceste conditii, in fata celor care au in sfera de competenta organizarea si administrarea acestor colectii se ridica doua probleme, una legata de conservarea lor, ce ar presupune o limitare a circulatiei acestor documente, si o alta, legata  de cresterea gradului de solicitari privind accesare acestor colectii.

Situatia este aparent paradoxala iar, prin mijloacele biblioteconomice clasice, de nerezolvat.

Solutia problemei este oferita de posibilitatea digitizarii acestui fond de documente si achizitia unei solutii integrate software de gestiune a librariei digitale. Prin aceasta investitie se poate asigura atat o mai buna conservare a documentelor, prin reducerea circulatiei lor cu circa 70 % - 75%, oferindu-se spre consultare, atunci cand nu este vorba de cercetare de nivel superior vizand suportul documentelor, copiile electronice, cat si oportunitati superioare pentru cercetarea stiintifica, prin noi solutii tehnice de abordare a copiilor electronice si posibilitatea de consultare la distanta a acestei categorii de documente.