Documentele pe hartie au o prezenta si un rol deosebit de important in orice organizatie. In multe cazuri informatiilor prezente in aceste documente nu se afla in nici un sistem informatic structurat ceea ce duce la necesitatea pastrarii documentelor fizice cat mai aproape de spatiul de lucru zilnic.

StarCapture este un produs destinat convertirii documentelor din hartie in format electronic astfel incat informatia din acestea sa fie disponibila mai usor si mai rapid. Prin integrarea StarCapture cu alte sisteme (ex. de Document Management, de tip ERP sau CRM) informatia inchisa initial in documentele pe hartie este imediat disponibila catre utilizatori.

StarCapture poate fi folosit intr-o multitudine de scenarii printre care si acolo unde este nevoie de captura zilnica sau ocazionala a documentelor curente. De exemplu, poate fi folosit in cadrul unei organizatii sau al unui departament pentru a scana toate documentele sosite din exterior si apoi a le distribui electronic catre un sistem integrat (inclusiv realizarea de OCR si/sau preluare de date din formulare).

Figure 1 - Procesele principale sustinute de StarCapture

StarCapture este dezvoltat folosind platforma Microsoft Windows si a fost certificat de catre Veritest in cadrul “Microsoft Platform Test”.

Scanarea documentelor se poate face atat folosind scannere profesionale si standardul ISIS cat si echipamente de birou obisnuite (folosind standardul TWAIN).

Pentru functionare StarCapture necesita un sistem de gestiune a bazelor de date relationale, acesta putand fi unul din urmatoarele: 

• Microsoft SQL Server (sau MSDE inclus gratuit in produs) 
• IBM UDB DB2
• Oracle

Solutiile bazate pe StarCapture functioneaza in mod tipic in cadrul retelelor locale dupa modelul Client-Server dar produsul permite folosirea si in medii tip Internet (ex. scanare a documentelor la distanta).

StarCapture poate fi utilizat pentru a rezolva o multitudine de cerinte ce tin de conversia electronica a documentelor pe hartie. Iata cateva exemple:

Registratura

StarCapture poate fi utilizat pentru conversia corespondentei unei organizatii astfel incat documentele sa fie disponibile electronic pentru consultare sau pentru a fi distribuite. In acest context StarCapture poate sa se integreze si cu solutii de registratura deja existente si cu sisteme de gestiune a documentelor si workflow

Prelucrare formulare

StarCapture poate fi folosit pentru prelucrarea automata a formularelor completate de clienti si introducerea datelor in conditii de acuratete maxima in sistemele operationale.

Pastrarea inregistrarilor – managementul contractelor si facturilor

Implementari de succes au fost realizate si in domeniul gestionarii documentelor ce reprezinta inregistrari ale activitatii nei organizatii fie in interiorul sau fie in relatia cu furnizorii. Gestiunea electronica a contractelor si a facturilor reprezinta un exemplu de StarCapture pentru conversia si stocarea documentelor curente dupa ce au fost aprobate.

Construire arhiva istorica

Spre finalul ciclului de viata al unui document acesta este de cele mai multe ori trimis catre arhiva organizatiei pentru a fi pastrat conform Legii Arhivelor Nationale. Intrucat accesul la documentele arhivate este greoi, StarCapture este utilizat de beneficiari pentru a captura documentele inainte de arhivare si a mentine astfel o imagine electronica de referinta usor de consultat fara manipulare fizica.