Arhivare documente si procesare

Servicii de Arhivare si Management al Arhivelor Hibride pentru managementul integrat al arhivelor clasice si electronice

 

Contextul actual

Cu fluxul actual de informatii, companiile intampina din ce in ce mai multe probleme in gasirea unor solutii de arhivare si de stocare a datelor importante care sa le permita sa le acceseze ulterior. Daca, initial, acestea se rezumau la arhivarea fizica, astazi tot mai multe companii se orienteaza catre o arhivare electronica, sesizand beneficiile pe care le ofera. Insa trecerea de la arhiva fizica la cea electronica nu este tocmai un pas simplu. Conceptul de arhiva hibrida a aparut in acest context si se refera la pastrarea si gestionarea integrata a arhivei fizice si a celei electronice. Accesul la o astfel de arhiva se realizeaza prin intermediul unei solutii de management al arhivelor integrate care sa faciliteze consultarea documentelor intr-un mod unitar, centralizat, securizat, simplificat, indiferent de forma in care se afla si la costuri mult mai mici decat orice alta forma de pastrare a documentelor.

Solutia noastra
Arhivare si Management al Arhivelor Hibride

Serviciile noastre de Arhivare si Managementul Arhivelor Hibride sunt singurele de acest gen din Romania care va permit sa gestionati proactiv inregistrarile companiei dumneavoastra de-a lungul intregului lor ciclu de viata. Aceste servicii de arhivare permit ca o singura echipa sa coordoneze atat gestiunea "clasica" a arhivelor fizice, cat si infrastructura specifica arhivelor electronice.

Avantajele externalizarii serviciilor de arhivare si management al arhivelor

• Eliminati riscul pierderii sau distrugerii documentelor fizice ale companiei
• Aveti o imagine completa a documentelor pe care organizatia dumneavoastra le produce
• Beneficiati de tripla securitate a documentelor - in cadrul arhivei fizice, a documentelor in format electronic si back-up in data center-ul Star Storage
• Reduceti riscurile legale si operationale prin integrarea informatiilor intr-un singur punct de coordonare
• Nu mai investiti dumneavoastra, direct, in know-how si tehnologie (coexistenta unei arhive fizice in paralel cu o infrastructura specifica arhivelor electronice necesita tehnologie de ultima ora, iar dezvoltarea unei infrastructuri specifice integrate intr-un punct unic de acces, de cele mai multe ori realizata cu integratori diferiti, este costisitoare)
• Documentele fizice arhivate sunt pregatite si apoi sunt digitizate (convertite in format electronic) doar acele documente cu care se lucreaza activ, in functie de cerintele specifice ale organizatiei dumneavoastra
• Respectarea stricta a ciclului de viata al documentelor, atat fizice, cat si electronice, si distrugerea acestora la expirarea termenelor de pastrare scade costurile de depozitare si de mentenanta
• Un centru de pastrare a documentelor, indiferent de suportul folosit (arhiva hibrida), are rolul de a coordona proactiv arhivele companiei; utilizand serviciile centrului de arhivare, companiile isi asigura conformitea, continuitatea afacerii si reduc costurile totale generate de detinerea documentelor
• Simplificati accesul la documentele importante ale organizatiei prin integrarea cu sistemele de arhivare electronica
• Asigurati pentru documentele fizice cele mai bune conditii de securitate, umiditate si temperatura, monitorizate conform reglementarilor in vigoare
• Protejati arhiva de distrugeri provocate de incendii, cutremure, inundatii etc.
• Nu expuneti compania unor riscuri care decurg din nerespectarea legislatiei in vigoare (amenzi, penalitati, litigii)
• Obtineti economii de costuri si nu numai:

1. costurile de stocare pot fi reduse cu pana la 50%
2. spatiul destinat birourilor poate fi folosit exclusiv in acest scop, nu pentru depozitare;
3. economisiti bani de chirie si de intretinere a acestor spatii
4. economisiti bani care ar fi necesari pentru dezvoltarea unei infrastructuri specifice managementului arhivelor hibride, mai ales in cazul companiilor mari
5. intre 30% si 50% din inregistrarile vechi trebuie eliminate
6. se diminueaza incarcarea angajatilor responsabili cu coordonarea arhivei
7. sunt digitizate doar documentele intens utilizate, care atrag de obicei si cele mai mari costuri
8. accesul la orice document digitizat, arhivat fizic sau stocat in data center este mult mai rapid
9. se poate accesa mai usor un sistem integrat pentru managementul arhivelor hibride gestionat de un singur furnizor

De ce Star Storage?

• Avem o experienta de peste 10 ani in managementul arhivelor.
• In septembrie 2010, am adaugat portofoliului nostru serviciile de arhivare fizica si management al arhivelor, sub numele de StarHive. Aceasta divizie ofera: servicii externalizate de arhivare si management al arhivelor atat fizice, cat si electronice (arhive hibride) care includ:  inventarierea arhivelor, transportul, depozitarea, conversia (scanarea, indexarea, procesarea formularelor si a facturilor), arhivarea analogica (pe microfilm), transferul datelor, aplicatii de document management si procesele bazate pe documente (BPO).
• Detinem cel mai mare centru de conversie/arhivare electronica din Europa Centrala si de Est, un centru de depozitare a documentelor fizice echipat dupa cele mai recente standarde si un centru de date de ultima generatie. Prin intermediul acestora oferim, la preturi competitive, servicii externalizate de conversie electronica a documentelor pe hartie, servicii de depozitare si gestiune a arhivei de documente fizice pe hartie si servicii de gazduire si gestiune a arhivei electronice cu facilitati de acces rapid si securizat prin intermediul unui simplu browser web.