• Servicii ›
• Procesare si Arhivare Documente ›
• Arhivare electronica si analogica

Arhivare electronica si analogica (microfilm) pentru documente

StarHive ofera servicii de arhivare digitala a documentelor si de externalizare a proceselor bazate pe documente, reducand astfel volumul de documente in format fizic folosite de o companie si costurile asociate hartiei, eliminand riscul de pierdere sau de deteriorare a documentelor si scazand timpul necesar pentru a regasirea anumitor informatii.

Foloseste informatia la adevarata ei valoare cu serviciile StarStorage de arhivare si conversie digitala

 

Contextul actual

Documentele in format electronic castiga din ce in ce mai mult teren in fata traditionalelor documente pe suport de hartie, mai ales in conditiile aprobarii Legii Arhivarii Electronice si a prevederilor impuse de standardul Basel II. Documentele in format electronic sunt mai usor de accesat, de utilizat si de integrat in procesele de afaceri. De aceea din ce in ce mai multe companii isi indreapta atentia catre serviciile de arhivare electronica.

Solutia noastra
Serviciile de arhivare si conversie digitala StarHive

StarHive ofera servicii de arhivare digitala a documentelor si de externalizare a proceselor bazate pe documente, reducand astfel volumul de documente in format fizic folosite de o companie si costurile asociate hartiei, eliminand riscul de pierdere sau de deteriorare a documentelor si scazand timpul necesar pentru a regasirea anumitor informatii. In plus StarHive creste gradul de control la nivelul proceselor in care sunt folosite documentele companiei si scade timpul necesar luarii deciziilor sau raspunderii la solicitarile clientilor.

Serviciile care asigura succesul procesului de conversie

Conversia documentelor in format electronic presupune parcurgerea succesiva a mai multor etape, incepand cu inventarierea, transportul documentelor in conditii de maxima siguranta, scanarea si indexarea documentelor si terminand cu stocarea imaginilor pe orice suport de memorie sau integrarea cu sisteme de tip Enterpise Content Management (ECM). Pentru fiecare dintre aceste etape, va oferim servicii specifice si o echipa de profesionisti care sa va garanteze o conversie de succes.

Servicii de scanare

Scanarea unui document presupune transformarea unei copii a documentului in format electronic, prin intermediul unor scanere profesionale, obtinandu-se astfel o imagine identica cu originalul. Echipa noastra poate prelucra documente de orice format, pe suport calc sau ozalid, planse tehnice, carduri de acces, radiografii, pelicule, carti de vizita, fotografii sau documente sensibile (cum sunt manuscrisele sau cartile vechi). Orice tip de document poate fi scanat, de la cele mai mici pana la cele care au peste 40 de metri.

Avantajele sunt numeroase, scanarea si pastrarea documentelor in format electronic fiind foarte practica si eliminand riscul ca acestea sa se degradeze in urma consultarilor repetate. In plus, accesul la arhivain timp real,indexarea si solutiile de cautare in arhiva scurteaza timpul de acces la informatiile arhivate, sporesc eficienta angajatilor si scad costurile operationale.Exista doua tipuri principale de scanare:

a. Scanare automata (ADF)

In cadrul Centrului de conversie se pot procesa pana la un milion de pagini pe zi si peste 20 de milioane de pagini pe luna (in "mod duplex"), la rezolutii intre 100 si 400 dpi (rezolutie optica). Documentele pot fi scanate fata-verso la o singura trecere a documentului prin scaner, iar livrarea imaginilor se realizeazain timp real. Echipamentele sunt dotate cu senzori de detectare multi-feed, cu ultrasunete, care detecteaza automat daca scanerul a preluat mai mult de o fila. Toate acestea se reflectain cresterea productivitatii companiei-client, in calitatea materialelor pe care le produce si in relatia mai stransa cu propriii clienti.

Procesarea imaginilor (indreptare, decupare, diferite corectii si optimizari) se realizeaza automat in scaner, inainte ca imaginile scanate sa ajungain aplicatiile operatorilor Star Storage.

b. Scanare manuala

Scanarea manuala se foloseste in cazul documentelor cu formate neobisnuite ca:documente legate de tipul cartilor si al manuscriselor vechi,documentedeteriorate,carti, reviste, brosuri, planse tehnice, radiografii s.a. Pentru scanarea manuala folosim scanere speciale, de captare a imaginilor fara ca documentele sa fie atinsesi echipamente de la cei mai renumiti producatori mondiali, Zeutschel si Contex, care permit captarea imaginilor pe baza de lumina rece, fara emisie de radiatii UV.

Servicii de indexare si validare

Serviciile de indexare si validare permit regasirea rapida si cu eforturi minime a documentelor in format electronic prin intermediul metadatelor introduse de catre operatorii nostriin campurile index sau prin indexarea intregului continut.

Va oferim servicii de indexare/validare a documentelor prin dezvoltarea unor scheme de indexare cat mai corecte, care sa se plieze pe obiectivele dumneavoastra de cautare, ajutandu-vasagasiti rapid si exact informatiile necesare. Schemele de indexare sunt agreate cu beneficiarii si asigura obtinerea de metadate. Corectitudinea indecsilor este asigurata cu ajutorul unor procedee de control riguroase, prin introducerea unor chei de verificare, tastarea aceleiasi informatii de catre doi operatori pentru a fi acceptata (cheie dubla), validarea cu surse de date externe etc.

Serviciile de indexare si validare pot fi clasificate astfel:

a. OCR

Recunoasterea optica a caracterelor (OCR - optical character recognition) realizata de platforma StarCapture reprezinta convertirea electronica a imaginilor documentelor in text editabil. Prin OCR se preiau automat datele in campurile corespondente, lucru care ajuta ulterior la regasirea cu usurinta a informatiilor din cuprinsul unei pagini, precum si la editarea acesteia. Una dintre aplicatiilepractice ale acestei tehnologii este preluarea automata a informatiilor din formulare.

b. ICR

Recunoasterea scrisului de mana (ICR - intelligent character recognition) permite ca scrierea manuala sa poata fi recunoscuta de catre computer, "invatata" si ulterior procesata.

c. OMR

Recunoasterea bifelor de tip check box sau a zonelor dedicate semnaturilor din diferite formulare (OMR - optical mark recognition) permite procesarea rapidasi sigura a formularelor, chestionarelor, testelor, listelor sau codurilor de bare.

d. BCR

Recunoasterea codurilor de bare (BCR - bar code recognition) se refera la posibilitatea aplicatiilor de conversie de a identifica si prelua din documentele scanate informatii de tipul codurilor de bare (1D si 2D), indiferent de pozitia si de orientarea acestora in cuprinsul documentelor.

e. Introducerea manuala a datelor

Aceasta metoda de procesare a datelor presupune implicarea unor operatori umani (manual data entry) si este necesara atunci cand informatiile ce trebuie extrase din documentele de scanat si arhivat au un caracter nestructurat, sunt dificil de identificat sau necesita un anumit tip de analiza. Star Storage are o echipa de peste 200 de operatori specializati in astfel de operatiuni, precum si un flux bine pus la punct de procesare si de verificare a calitatii datelor.

 

Servicii de stocare si arhivare

Star Storage va ofera servicii de stocare si de arhivare a informatiilor in conditii maxime de securitate (din punctul de vedere al accesului) si de siguranta, in sensul posibilitatii de alterare a informatiilor si a reconstituirii lor in caz de dezastru. Pentru accesarea arhivelor va punem la dispozitie atat acces on-line (in baza de date nestructurate stocate digital), cat si off-line (la informatiile arhivate suplimentar pe microfilm). Stocarea informatiilor se realizeaza pe sistemele RAID, extrem de performante din punct de vedere al vitezei de access si al redundantei informatiei. De asemenea, puteti opta pentru arhivarea datelor pe sisteme de stocare de tip WORM (write once read many), acestea impiedicand modificarea ulterioara de catre o persoana neautorizata.

Ca o masura suplimentara de pastrare nealterata a informatiilor arhivate pe termen lung si foarte lung (peste 100 ani), documentele scanate pot fi convertite in timp real si in format analogic - pe microfilm (microfilmul fiind singura modalitate de arhivare pe termen lung care nu este afectata de modificarile/evolutiile tehnologice, un microfilm putand fi vizualizat si peste 100 de ani cu o simpla sursa de lumina).

 

De ce Star Storage?

• Avem o experienta de peste 10 ani in managementul arhivelor.
• In septembrie 2010, am adaugat portofoliului nostru serviciile de arhivare fizica si management al arhivelor, sub numele de StarHive. Aceasta divizie ofera: servicii externalizate de arhivare si management al arhivelor atat fizice, cat si electronice (arhive hibride) care includ: inventarierea arhivelor, transportul, depozitarea, conversia (scanarea, indexarea, procesarea formularelor si a facturilor), arhivarea analogica (pe microfilm), transferul datelor, aplicatii de document management si procesele bazate pe documente (BPO).
• Detinem cel mai mare centru de conversie/arhivare electronica din Europa Centrala si de Est, un centru de depozitare a documentelor fizice echipat dupa cele mai recente standarde si un centru de date de ultima generatie. Prin intermediul acestora oferim, la preturi competitive, servicii externalizate de conversie electronica a documentelor pe hartie, servicii de depozitare si gestiune a arhivei de documente fizice pe hartie si servicii de gazduire si gestiune a arhivei electronice cu facilitati de acces rapid si securizat prin intermediul unui simplu browser web.