• Solutii ›
• Dupa nevoia de business ›
• Gestionarea contractelor

Gestionarea contractelor

Ca urmare a experientei acumulate in numeroase implementari de solutii de gestiune a contractelor si combinand functionalitati specifice sistemelor de tip Enterprise Content Management si Business Process Management, am realizat o solutie care adreseaza cele mai importante nevoi ale organizatiilor in ceea ce priveste gestiunea contractelor.

Contractele constituie baza relatiilor pe care o organizatie le are cu partenerii de afaceri, studiile aratand ca aproximativ 80% din tranzactiile de afaceri sunt guvernate de acte contractuale.  Un contract nu este reprezentat doar de identificarea sa si eventuala valoare financiara ci este un set complex de clauze, termeni, conditii si momente cheie ce trebuie urmarite si gestionate pe parcursul intregii sale perioade de valabilitate si de multe ori chiar si dupa aceea.

Gestiunea eficienta a contractelor aduce avantaje majore organizatiei atat din punct de vedere al reducerii costurilor interne cat si din perspectiva controlului riscurilor sau a cresterii satisfactiei clientilor.

Solutia de Contract Management permite unei organizatii sa fie proactiva in gestiunea contractelor. Organizatiile ce folosesc aceasta solutie obtin o intelegere mult mai adecvata a riscurilor, obligatiilor si beneficiilor asociate cu fiecare contract.

Desi in multe cazuri organizatiile se concentreaza asupra contractelor de achizitii, solutia de gestiune a contractelor poate fi aplicata cu succes pentru toate tipurile de contracte, fie ca ele sunt cu furnizorii, clientii, imobiliare sau cu angajatii.

Provocari si probleme:

• Presiune constanta pentru a creste eficienta
• Costuri mari asociate crearii si gestionarii contractelor
• Hartiile sunt foarte greu de gasit si usor de pierdut
• Schimbarile de continut din momentele ce preced semnarea sunt greu de urmarit
• Controlul clauzelor contractuale in contractele standardizate este imprecis
• Momente cheie pierdute in lipsa notificarilor proactive
• Persoanele implicate sunt in locatii fizice diferite
• Activitatile manuale sunt ineficiente si rareori controlate

Solutia Star Storage:

Ca urmare a experientei acumulate in numeroase implementari de solutii de gestiune a contractelor si combinand functionalitati specifice sistemelor de tip Enterprise Content Management si Business Process Management, am realizat o solutie care adreseaza cele mai importante nevoi ale organizatiilor in ceea ce priveste gestiunea contractelor.

Solutia porneste de la elementele de baza ale evidentei contractelor si continua cu furnizarea de elemente esentiale lucrului atat in faza pre-contractuala cat si dupa inchiderea acestora.

Iata cateva elemente care ajuta in mod real organizatiile sa fie eficiente in gestiunea contractelor:

Toate contractele inregistrate intr-un singur loc:

• Registru de inregistrare unitara a contractelor
• Loc accesibil tuturor persoanelor autorizate pentru a obtine informatii despre contracte
• Set unitar de reguli de clasificare si validare a informatiilor
• Relationare automata a contractelor cadru de cele subsecvente, de comenzi de lucru sau acte aditionale
• Rapoarte predefinite bazate pe informatiile introduse

Reguli de securitate flexibile:

• Permit accesul tuturor celor interesati dar doar catre informatiile relevante rolului fiecaruia (dept. achizitii, juridic, operational, help-desk, service center, financiar, audit etc.)
• Controlul accesului se poate face si de catre utilizatorii non-IT
• Granularitate chiar si mai rafinata decat per contract dar totodata usor de stabilit si politici generale la nivele superioare

Controlul evenimentelor si notificari

• Permite controlul tuturor etapelor importante dintr-un contract
• Cel mai important ajutor pentru a pregati reinnoirea sau renegocierea din timp a contractelor
• Informatii personalizate direct catre utilizatorii interesati, in functie de regulile de notificare stabilite
• Gestioneaza atat evenimente recurente (ex. in fiecare saptamana, luna sau trimestru, facturari) cat si momente de timp individuale cum ar fi expirarea contractului.

Agregarea informatiilor financiare

• Colecteaza automat informatiile din facturi, contracte si acte aditionale pentru a prezenta imaginea la zi financiara a contractului
• Agrega informatiile si la nivelele superioare (Ex. contracte cadru)

• Efectueaza conversii de curs valutar pentru raportare
• Se poate integra cu sistemele ERP (ex: SAP) si CRM pentru schimb de informatii

Usurinta in utilizare

• Toate informatiile despre contract sunt intr-un singur loc,
• Combina documente, date financiare, evenimente si alerte intr-un mod usor de urmarit si prietenos
• Ofera perspective multiple de navigare catre informatie in functie de orice criteriu (nu este limitat la o singura arborescenta de organizare)
• Detine functii de cautare specializate, atat simple cat si pentru cereri complexe
• Ofera un tablou de bord al celor mai importante informatii destinate utilizatorului curent
• Fisa la zi a contractului realizata automat prin agregarea informatiilor asociate actelor aditionale
• Calendar de evenimente, evenimente ce pot fi introduse si urmarite si in Microsoft Outlook
• Sabloane de documente si biblioteci de clauze
• Preluare automata a cursului valutar din sursa BNR

Soluţia este disponibilă pe cele mai importante platforme ECM recunoscute la nivel mondial: EMC Documentum, IBM FileNet și Microsoft Sharepoint. Astfel, fiecare companie are posibilitatea de a implementa soluția Star Storage în cadrul infrastructurii software, în deplină concordanță cu propria strategie de adoptarea a unei platforme ECM pe termen lung.

De asemenea, solutia este disponibila si ca si serviciu accesat din centrul de date StarVault. Astfel puteti scuti investitia initiala in licente, echipamente IT precum si in serviciile de implementare aferente. Totodata, aveti control total al costurilor si puteti beneficia de solutie in termen de cateva zile.

Pe lângă funcționalitățile descrise mai sus, soluția de gestiune a contractelor dezvoltată de către Star Storage acoperă în întregime întreg fluxul operațional şi pune la dispoziția companiilor componente integrate de captură și conversie a datelor din format hârtie în format electronic precum și echipamente profesionale de scanare în vederea asigurării capturii distribuite a contractelor și documentelor asociate în format hârtie din diverse puncte de lucru din cadrul organizației.

Beneficiile pe care le puteti obtine:

• Evidenta completa a contractelor
• Acces rapid la contracte în vederea îmbunătățirii executiei, poziției în negociere, rezolvării litigiilor și analizei rezultatelor
• Minimizarea lucrului cu hârtia și a riscului pierderii contractelor și a documentelor asociate
• Posibilitatea personalului nespecializat de a iniția contracte bazate pe sabloane pre-validate
• Reducerea ciclului de vânzare și scăderea timpilor necesari încasărilor facturilor aferente contractelor
• Automatizări ce reduc costurile pe resurse și scad efortul depus de personalul specializat pe întreaga durată de viață a contractului
• Conformitatea cu reglementarile interne si externe

Contacteaza-ne pentru a afla mai mult despre solutie si pentru a afla de ce nu este suficient un sistem ERP sau un fisier Excel pentru gestiunea contractelor.