Managementul documentelor si fluxurilor de lucru
Solutia Star Storage este un suport decizional puternic, ce permite monitorizarea, administrarea, controlul si marcarea performantelor pentru toate procesele de management, precum si adaptari si proiectari rapide de fluxuri de lucru cu documentele in format electronic, in functie de nevoile specifice ale afacerii dumneavoastra.
Respectarea normelor legale in vigoare si oferirea rapida a infomatiilor solicitate in procesele de audit completeaza lista de motive pentru a alege solutia Star Storage pentru gestionarea documentelor.
Contextul actual
Majoritatea proceselor dintr-o companie implica documente, fie
in format fizic, fie in format electronic.
In contextul actual al pietei, procesele de business devin din
ce in ce mai complexe, iar volumul informatiilor critice din cadrul
companiilor este in continua crestere.
Mai mult, competitia intre companii si institutii din acelasi
domeniu creste si ea.
Provocari si probleme
Cantitatile foarte mari de documente fizice ajung sa transforme
sediile companiilor in adevarate depozite de hartie. In plus,
documentele nu sunt pastrate in conditii de securitate.
Regasirea documentelor sau a informatiilor din documente duce la
importante pierderi de timp: conform unui studiu realizat in SUA,
angajatii pierd intre 20 si 40 la suta din timpul petrecut la locul
de munca pentru a cauta informatii in documente.
Volumul mare de continut - fie in format fizic, fie electronic -
il face greu de controlat, regasit si monitorizat in conditii
de securitate si de conformitate cu normele in vigoare.
In plus, nu exista control asupra versionarii, stergerii sau
modificarii unui document.
Arhivarea electronica a documentelor devine o necesitate pentru
companii, dar nu este tratata, uneori, ca o prioritate.
Fluxurile de lucru - rutarea documentelor spre avizare/aprobare
- necesita uneori mai multe bucle de emailuri spre diverse
departamente ale companiei, procesul fiind lung si
complex.
Solutia Star Storage
Solutia Star Storageare ca scop gestiunea, automatizarea si
fluidizarea circuitului de documente:
-Sistem integrat hardware si software de captura, procesare si
arhivare de date si management de documente
-Scopul unei astfel de aplicatii este atat de a crea un depozit
de date, cat si de a transforma informatiile statice,
nestructurate, intr-o parte dinamica a afacerii printr-un
management de documente eficient si cu ajutorul unui flux de lucru
automatizat
-Standardizarea si optimizarea circulatiei documentelor in
cadrul organizatiei
-Ofera functii de gestiune a documentelor: versionare,
check-in/check-out, gestiunea inregistrarilor, cautare dupa diverse
criterii
-Fluxuri de lucru: punerea pe flux a unui document, procesarea
documentului pe nodul de lucru al utilizatorului, rutarea catre un
superior (sau alt utilizator) pentru a fi procesat in continuare
(cu intregul istoric al fluxului acestui document)
-Aplicatia este construita modular, permitind scalabilitatea ei
odata cu cresterea companiei
-Atentionari automate sunt trimise prin email pentru a anunta
primirea unor documente spre aprobare/raspuns/avizare
-Solutia permite utilizarea la maxim a infrastructurii existente
prin integrarea cu sistemele deja achizitionate si prin refolosirea
investitiilor curente.
Beneficii
-Furnizarea de informatii actuale din cadrul documentelor
-Acces la aplicatii si la diverse tipuri de continut, printr-o
interfata unica si usor de utilizat
-Cresterea productivitatii angajatilor prin automatizarea
proceselor
-Reducerea incarcarii angajatilor responsabili cu coordonarea
documentelor fizice
-Stocarea documentelor in siguranta, intr-o locatie
centralizata
-Posibilitatea regăsirii rapide şi a vizualizării
documentelor
-Reducerea timpilor de asteptare a clientilor si imbunatatirea
ratei de satisfactie a acestora
-Eliminarea riscurilor de erori umane
-Reducerea cheltuielile operationale
-Furnizarea unei imagini complete a procesului de afaceri
De ce Star Storage?
Solutia Star Storage este un suport decizional puternic, ce
permite monitorizarea, administrarea, controlul si marcarea
performantelor pentru toate procesele de management, precum si
adaptari si proiectari rapide de fluxuri de lucru cu documentele in
format electronic, in functie de nevoile specifice ale afacerii
dumneavoastra.
Respectarea normelor legale in vigoare si oferirea rapida a
infomatiilor solicitate in procesele de audit completeaza lista de
motive pentru a alege solutia Star Storage pentru gestionarea
documentelor.
