Simplifica procesarea facturilor

Organizatiile, indiferent de marimea lor, primesc in mod constant documente financiare emise de furnizori / parteneri. Procesarea acestor documente cu acuratete si intr-un timp cat mai scurt este o nevoie comuna a tuturor companiilor.

Provocari

Procesarea acestor documente in interiorul organizatiilor, cu personal propriu, ridica o serie de provocari ce pot induce o serie de riscuri operationale si pot genera costuri ridicate:

  1. Volumul de documente primit in organizatie nu este repartizat in mod constant, este posibil sa existe perioade cu incarcare redusa a personalului si perioade in care echipa interna nu poate procesa intreg volumul de documente primit ceea ce poate genera intarzieri la plata unor facturi.
  2. Lipsa unui canal standardizat de primire a documentelor (email, fax, posta, curier, etc) poate genera pierderea anumitor documente
  3. Un proces nestandardizat de procesare a documentelor nu va putea garanta niciodata un nivel minim de acuratete a datelor preluate din documente existand astfel posibilitatea ca unele plati catre furnizori sa se realizeze in mod eronat.
Solutie

Avand in vedere ca fiecare organizatie are implementat un sistem propriu de proceduri si un mod aparte de lucru cu furnizorii si partenerii, Star Storage trateaza fiecare proiect in mod diferit prin parametrizarea si interfatarea cu sistemele informatice ale clientului (ERP, aplicatii Achizitii sau Management Contracte, etc) astfel incat preluarea fluxurilor de procesarea sa se realizeze cu impact minim in activitate.Principalele etape ale unui flux de procesare facturi sunt:

  1. Primirea documentelor (cu sau fara confirmare de primire)
    In format fizic : La registratura Star Storage, PO Box, transport periodic de la sediul clientului
    In format electronic: SFTP, Email, upload in Star Capture
  2. Scanarea documentelor
  3. Procesarea primara a documentelor si extragerea principalelor elemente
    Se vor extrage principalele date ce permit identificarea facturii si eventual programarea ei la plata (Furnizor, Nr factura, Nr ctr asociat, Suma totala de plata, Data Scadenta)
  4. Tratarea exceptiilor (retur furnizor sau solicitare informatii suplimentare)
  5. Procesarea totala a documentelor (preluarea informatiilor din facture la nivel de line-item)
  6. Exportul datelor catre client (imaginile electronice ale facturilor insotite de metadatele associate: Export in SEAL/ASISTO)
Beneficii
  • Calitate garantata prin SLA a acuratetei datelor livrate si eliminarea platilor eronate
  • Procesare in 24 de ore a documentelor primite pentru cash-flow optim
  • Acces unificat la imaginile facturilor si metadatelor asociate dar si la documentul fizic
  • Integrare rapida cu propriul sistem de management financiar
  • Reducerea costurilor de administrare si depozitare a documentelor în format fizic

Solutii de Succes construite cu Produse de Succes

SEAL 

SEAL este o aplicatie de ultima generatie care faciliteaza administrarea arhivelor. SEAL permite stocarea, cautarea și regasirea, navigarea si securitatea, vizualizarea, partajarea si clasificarea documentelor stocate in arhiva.

VEZI WEBSITEUL PRODUSULUI

STARCAPTURE Enterprise

StarCapture este o aplicatie destinata convertirii documentelor din hartie in format electronic astfel incat informatia continuta in aceste documente sa fie accesibila cat mai usor si mai rapid, la distanta de un click. StarCapture Enterprise este potrivita companiilor care proceseaza volume extrem de mari de documente prin procese de lucru bine structurate si cu personal specializat.

VEZI WEBSITEUL PRODUSULUI

DORESTI MAI MULTE DETALII ?

Contacteaza-ne pentru o discutie in legatura cu ceea ce te intereseaza.